Mailpiler Enterprise E-Mail Archivierung
Einfach und intelligent Business-E-Mails rechtssicher archivieren und bereithalten
Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, können empfindliche Sanktionen drohen.
Mit Hilfe unseres Mailpiler-Archiv-Service kann Ihr Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen.
Mailpiler ist eine Open-Source-Software, die verwendet werden kann, um E-Mails zu archivieren und zu durchsuchen. Mit Mailpiler können E-Mails von verschiedenen Quellen, wie beispielsweise E-Mail-Servern und Importroutinen, lokal auf dem Server gespeichert und in einer durchsuchbaren Datenbank archiviert werden. Die Software ermöglicht es Benutzern, E-Mails basierend auf Suchbegriffen oder anderen Kriterien zu finden und zu filtern. Mailpiler unterstützt auch die Archivierung von Anhängen und die Anzeige von E-Mails in verschiedenen Formaten wie Text, HTML und Rich Text. Die Software ist besonders nützlich für Unternehmen oder Organisationen, die eine große Anzahl von E-Mails archivieren müssen, um rechtliche oder Compliance-Anforderungen (z.B. GoBD) zu erfüllen.
Vorteile des Mailpiler-Archiv-Services
Rechtliche Sicherheit
Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unseres Mailpiler-Archiv-Services können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
Server entlasten und IT-Kosten reduzieren
Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen (Speicherplatz) und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in den Mailpiler-Archiv-Service kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.
Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien
Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit dem Mailpiler-Archiv-Service überflüssig.
Schnelle Suche steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser Mailpiler-Archiv-Service ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.
Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe des Mailpiler-Archiv-Services können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.
Verbringen Sie zu viel Zeit damit, E-Mails zu durchsuchen und wichtige Nachrichten zu finden?
Mailpiler ist die Lösung! Mit unserer benutzerfreundlichen Plattform können Sie E-Mails schnell und einfach archivieren und organisieren. Nie wieder müssen Sie sich durch unzählige Nachrichten wühlen, um das zu finden, was Sie suchen.
Mailpiler bietet eine zuverlässige und sichere Archivierungsfunktion, die Ihre E-Mails automatisch indexiert und durchsuchbar macht. Sie können sogar auf E-Mails zugreifen, die bereits in Ihrem E-Mail-Client gelöscht wurden! Unsere Plattform ist einfach zu bedienen und bietet eine schnelle und effektive Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verwalten.
Darüber hinaus ist Mailpiler auch eine großartige Lösung für die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Datenschutzrichtlinien. Sie können sicher sein, dass Ihre E-Mails sicher und geschützt sind, und dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten.
Machen Sie Schluss mit dem E-Mail-Chaos und probieren Sie Mailpiler noch heute aus. Unsere Plattform wird Ihnen dabei helfen, produktiver zu arbeiten und wertvolle Zeit zu sparen.
Einfach und günstig
Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs.
- Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
- Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren
- Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
- Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung
- Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen
- Wir sichern täglich extra das gesamte E-Mail-Archiv auf einem sicheren DS-GVO-konformen Speicherplatz
Technische Rahmenbedingungen
- Ihre Daten werden nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer gemeinsamen Archivlösung abgelegt. Stattdessen wird für jeden Kunden einer exklusive Archivinstanz eingerichtet, die völlig separat betrieben wird.
- Obwohl wir für die Administration Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen direkten Zugriff auf die enthaltenen Daten. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.
- Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.
- Auf Wunsch erstellen wir automatisierte Backups von Ihren Mailarchiv. Diese Backups befinden sich auf einer anderen Maschine als das Mailarchiv.
Ihre Mitarbeiter können über über Web Access oder auch mobil auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.
Sie erhalten von uns ebenfalls eine administrative Client-Oberfläche, bei den Administratoren ihres Unternehmens, Nutzer sowie Berechtigungen selbst verwalten können. Zudem können Sie über die Oberfläche Log und Auditing Funktionen verwenden.
Journal-Postfach -> Mailpiler-Gateway -> SMTP Mail Relay
In Mailpiler können ausgehende und eingehende E-Mails, die mit der BCC-Methode versendet oder empfangen werden, archiviert werden.
- Archivierung von ausgehenden E-Mails mit BCC: Wenn Sie eine E-Mail mit der BCC-Methode versenden, wird Mailpiler den BCC-Empfänger als separaten E-Mail-Eingang behandeln und ihn archivieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle ausgehenden E-Mails, einschließlich derjenigen, die mit BCC versendet werden, archiviert und gespeichert werden. Dieser Prozess muss automatisiert werden!
- Archivierung von eingehenden E-Mails mit BCC: Wenn Sie eingehende E-Mails empfangen, wird Mailpiler die E-Mail an den Hauptempfänger (Sie) zustellen und den BCC-Empfänger (Ihre E-Mail-Archiv-Adresse) separat archivieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle eingehenden E-Mails, archiviert und gespeichert werden.
Auch dieser Prozess muss automatisiert werden!
Die Archivierung von ausgehenden und eingehenden E-Mails mit der BCC-Methode ist eine wichtige Funktion, die sicherstellt, dass alle E-Mails in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation archiviert werden, unabhängig davon, ob sie öffentlich oder privat sind.
Sollte Ihr vorhandener E-Mail-Provider oder E-Mail-Server keine automatisierten Regeln für BCC-Weiterleitung an Ihre E-Mail-Archiv-Adresse zulassen, stellen wir ihnen gegen ein geringes Entgelt einen SMTP Mail Relay Server Plug & Play Verfügung
- Ein SMTP Mail Relay ist ein Server, der E-Mails im Auftrag anderer Server oder Clients weiterleitet. Es fungiert als Vermittler zwischen Absender und Empfänger, indem es die E-Mail-Nachrichten von einem Absenderserver annimmt und dann an den Empfängerserver weiterleitet.
- Ein SMTP Mail Relay kann dazu beitragen, den E-Mail-Verkehr zu verwalten und zu optimieren, insbesondere in größeren Organisationen. Es kann auch nützlich sein, wenn ein bestimmter E-Mail-Server vorübergehend nicht verfügbar ist oder wenn ein E-Mail-Server auf einer Blacklist steht und keine E-Mails an bestimmte Empfänger senden kann.
- SMTP Mail Relay-Server können auch dazu beitragen, Spam zu reduzieren, indem sie den eingehenden E-Mail-Verkehr überwachen und verdächtige Nachrichten blockieren. Außerdem können sie die Leistung von E-Mail-Systemen verbessern, indem sie den Datenverkehr effektiver verwalten und die Last auf verschiedene Server verteilen.
- Ein SMTP Mail Relay kann daher auch für die E-Mail-Archivierung verwendet werden. Durch die Verwendung eines SMTP Mail Relays können alle E-Mails, die von einem Unternehmen gesendet oder empfangen werden, an einen zentralen Archivierungsserver weitergeleitet werden. Dieser Archivierungsserver kann dann die E-Mails speichern und indizieren, um eine schnelle und effiziente Suche und Wiederherstellung von E-Mails zu ermöglichen.
- Die Verwendung eines SMTP Mail Relays für die E-Mail-Archivierung kann auch dazu beitragen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, da Unternehmen möglicherweise gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Arten von E-Mails aufzubewahren. Durch die Verwendung eines SMTP Mail Relays können Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Mails automatisch archiviert werden, ohne dass Mitarbeiter manuell kopieren oder weiterleiten müssen.
- Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein SMTP Mail Relay allein nicht ausreicht, um alle Anforderungen an eine vollständige E-Mail-Archivierung zu erfüllen. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie über eine robuste Archivierungsplattform verfügen, die es ihnen ermöglicht, E-Mails zu durchsuchen, zu indizieren und wiederherzustellen, wenn dies erforderlich ist. Dies bietet Ihnen Mailpiler.
Mailpiler unterstützt mehrere Wege, um E-Mails zu archivieren
- Über IMAP-Protokolle: Mailpiler kann E-Mails von jedem IMAP-kompatiblen E-Mail-Server einmalig als Initialarchivierung oder dauerhaft minütlich importieren und archivieren. Sie können einfach die Kontodaten Ihres E-Mail-Kontos in Mailpiler eingeben und die Archivierung beginnen.
Für die Nutzung von Exchange-Postfächern bietet es sich an, dass die alle E-Mails aller Postfächer in ein Journalpostfach laufen lassen, damit mailpiler diese E-Mails dort regelmäßig abholen kann. Damit ist sichergestellt, dass alle E-Mails im Archiv landen. - Durch direkte Zustellung von E-Mails: Sie können auch die direkte Zustellung von E-Mails an Mailpiler einrichten, indem Sie alle eingehenden und ausgehenden E-Mails parallel an mailpiler senden lassen. Es muss sichergestellt werden, das dies dauerhaft und ununterbrochen funktioniert. Auf diese Weise werden alle eingehenden E-Mails automatisch von mailpiler archiviert.
Wir stellen jedes Ihrer E-Mail-Postfächer so ein, dass Sie automatisch über BCC eine Kopie der E-Mails (eingehend und ausgehend) an den Mailarchiv-Server senden. Jeder Kunde hat eine eigene E-Mail-Archivadresse nach dem Muster: ihrefirma@mailarchiv.weltklasse.net
Diese Methode ist für die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen für die GoBD zwingend erforderlich - Über einen SMTP-Server: Sie können auch einen SMTP-Server (SMTP Mail Relay Gateway) einrichten, um ausgehende E-Mails von Ihrem E-Mail-Client direkt an Mailpiler zu senden und zu archivieren.
- Durch den Import von E-Mail-Dateien: Mailpiler unterstützt auch den Import von E-Mail-Dateien, die im EML- oder MBOX-Format vorliegen. Sie können einfach eine E-Mail-Datei hochladen und Mailpiler wird sie archivieren.
Diese verschiedenen Möglichkeiten bieten Ihnen die Flexibilität, E-Mails aus verschiedenen Quellen und auf unterschiedliche Weise zu archivieren. Wir unterstützen Sie dabei, die Rechtskonformität einzuhalten.
Die Deduplizierung von eingehenden E-Mails in Mailpiler
Mailpiler verwendet verschiedene Methoden, um sicherzustellen, dass doppelte E-Mails nicht archiviert werden. Dazu gehören:
- Prüfen von E-Mail-Header-Informationen: mailpiler analysiert die Header-Informationen jeder eingehenden E-Mail und verwendet diese Informationen, um doppelte E-Mails zu erkennen. Wenn eine E-Mail bereits archiviert wurde, wird sie nicht erneut archiviert.
- Vergleichen der E-Mail-Inhalte: mailpiler vergleicht den Inhalt von eingehenden E-Mails mit bereits archivierten E-Mails, um festzustellen, ob sie dupliziert sind. Wenn eine E-Mail bereits archiviert wurde, wird sie nicht erneut archiviert.
- Erkennen von Duplikaten beim Import: Wenn Sie E-Mails über den Import von E-Mail-Dateien in mailpiler importieren, wird mailpiler duplizierte E-Mails erkennen und sie nicht erneut archivieren.
Durch diese Deduplizierungsmethoden stellt mailpiler sicher, dass nur ein Exemplar jeder E-Mail archiviert wird, unabhängig davon, wie oft sie empfangen wird. Dies spart Speicherplatz und erhöht die Effizienz bei der Suche nach E-Mails.
Funktioniert die Deduplizierung auch mit Anhängen von E-Mails?
Ja, die Deduplizierung in Mailpiler funktioniert auch mit Anhängen von E-Mails.
- Mailpiler verwendet für die Deduplizierung von Anhängen eine sogenannte "Fingerabdruck"-Technologie. Dabei wird für jeden Anhang eine eindeutige Prüfsumme erstellt, die als Fingerabdruck bezeichnet wird. Wenn eine neue E-Mail mit einem Anhang empfangen wird, erstellt Mailpiler einen Fingerabdruck für den Anhang und vergleicht ihn mit den Fingerabdrücken bereits archivierter Anhänge. Wenn der Fingerabdruck bereits vorhanden ist, wird der Anhang nicht erneut archiviert.
Diese Methode stellt sicher, dass jeder Anhang nur einmal archiviert wird, unabhängig davon, wie oft er in eingehenden E-Mails vorkommt. Dies spart Speicherplatz und erhöht die Effizienz bei der Suche nach E-Mails und Anhängen.
Was kostet der Mailpiler-Archiv-Service?
Sie können den Archivservice als SaaS-Cloud-Dienst, der durch uns bereitgestellt wird, oder als separate Installation auf einem eigenen Private Cloud Server nutzen. Für beide Varianten haben wir interessante Tarife im Programm.
Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs als Managed Service oder als Dedicated Private Cloud Server.
Einmalige Kosten
Einrichtungspauschale: ab 29,90 Euro (exkl. MwSt.)
Der KMU Tools-E-Mail-Archiv-Service wird von uns dezidiert und fachmännisch installiert und konfiguriert werden. Wir übernehmen für Sie dabei folgende Aufgaben.
- Individuelle Installation der Datenbankinstanz auf unseren E-Mail-Archiv-Server
- Einbinden der Postfächer/Benutzer und evtl. Filterung, nach individuellem Wunsch
- Verwalten der Benutzerberechtigungen (nach Absprache)
- Aufsetzen des Journal-Postfaches auf unserem Gateway oder ihrem E-Mail-Server
- Ggf. Einrichten des automatisierten Backups
Monatliche Kosten
Mit dem ersten Benutzer wird ein Firmen-Account erstellt, dem weitere Benutzer zugeordnet werden können.
Sie erhalten pro Firmen-Account eine zentrale E-Mail-Archiv-Adresse nach dem Muster:
ihrefirma at mailarchiv.weltklasse.net
| Benutzerlizenzen | Kosten pro Benutzerlizenz (exkl. MwSt.) |
|---|---|
| 1 | 3,70 Euro |
| 2 bis 3 | 3,20 Euro |
| 4 bis 10 | 2,70 Euro |
| 11 bis 50 | 2,40 Euro |
| 51 bis 100 | 2,10 Euro |
| ab 101 | 1,95 Euro |
Jeder Benutzer-Account beinhaltet 10 GB Speicherplatz. Für angelegte Mitarbeiter ohne Mailarchiv (z. B. Auditoren) oder Sammelpostfächer wird keine Lizenz benötigt.
Backup / Speicherplatz
Backup
Wir erstellen automatisierte Backups von Ihrem Mailarchiv. Diese Backups befinden sich auf einer anderen Maschine im DS-GVO-konformen EU-Raum als das Mailarchiv.
zusätzlicher Speicherplatz
Jeder Benutzer erhält standardmäßig 10 GB Speicherplatz. Jedes weitere angebrochene 1 GB wird mit 0,25 Euro exkl. MwSt. berechnet.
Beispiel
Eine Unternehmensberatung mit drei E-Mail Postfächern und 3 Benutzer-Accounts kommt auf ein Mailarchiv mit einer Größe von 51 GB.
Für drei Benutzerlizenzen werden 9,60 Euro zzgl. 5,25 Euro für den zusätzlichen Speicherplatz in Höhe von 50 GB, also insgesamt monatlich 14,85 Euro exkl. MwSt. berechnet.
